Les questions légales à connaître pour un recrutement conforme

Lorsqu’une entreprise décide de recruter un nouveau salarié, elle doit se conformer à plusieurs formalités administratives pour éviter les sanctions et garantir un processus de recrutement légal. Voici les étapes clés à suivre :

1. déclaration préalable à l’embauche (dpae)

La première étape consiste à effectuer la Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) au moins 8 jours avant le début du contrat. Cette déclaration est obligatoire et doit contenir les informations suivantes :

• Identification de l’employeur : SIRET, Code NAF, raison sociale, adresse postale, Urssaf.
• Identification du futur salarié : nom et prénom (nom marital le cas échéant), sexe, date de naissance, lieu de naissance, numéro de sécurité sociale (si disponible).
• Informations contractuelles : motif de contrat, date prévisible d’embauche, heure prévisible d’embauche, durée de période d’essai, service de santé au travail[1].

2. mise à jour du registre du personnel

Le registre du personnel est un document obligatoire que les employeurs doivent tenir à jour. Il s’agit d’un outil de gestion des ressources humaines qui permet de consigner différentes informations administratives et professionnelles sur chaque employé. Dès l’embauche, l’employeur doit compléter le registre du personnel avec les informations spécifiques au nouveau salarié, notamment :

• Nom et prénom
• Adresse
• Numéro de sécurité sociale
• Nationalité
• Date de naissance
• Sexe
• Emploi et qualification
• Date d’embauche
• Toute information particulière liée au contrat (type de contrat, durée de la période d’essai, etc.)[1].

3. signature du contrat de travail

La signature du contrat de travail dans les deux jours suivant l’embauche constitue une obligation légale en France, encadrée par l’article L. 1221-10 du Code du travail. Le contrat doit contenir toutes les informations et clauses obligatoires, détaillant la nature du contrat, la rémunération, la durée du travail, les horaires, les congés payés, etc. Depuis la loi du 7 octobre 2016, il est possible de recourir à la signature électronique pour formaliser le contrat de travail, ce qui facilite le processus d’embauche et l’intégration de nouvelles recrues[1].

4. mise en place de la mutuelle santé

Conformément à la loi ANI (Accord National Interprofessionnel) de 2013, de nombreuses entreprises sont tenues de proposer une complémentaire santé à leurs employés. Ainsi, lors du recrutement d’un nouveau collaborateur, il est essentiel de vérifier les obligations légales en matière de mutuelle d’entreprise. Cette étape contribue à garantir la santé et le bien-être des salariés[1].

Ii. questions interdites pendant l’entretien d’embauche

Lors d’un entretien d’embauche, les questions posées doivent être strictement liées aux compétences et qualifications nécessaires pour occuper le poste. Toute question discriminatoire est interdite et peut entraîner des sanctions pénales et disciplinaires. Voici les questions interdites :

1. origine, appartenance ou non-appartenance à une ethnie, nation ou prétendue race

Les questions visant à évaluer un candidat sur son origine, nationalité ou appartenance réelle ou supposée à une ethnie ou une race sont strictement illégales. Exemples de questions interdites :

• « D’où venez-vous exactement ? »
• « De quelle origine êtes-vous ? »
• « Quelle est votre langue maternelle ? »[2].

2. identité de genre, sexe, orientation sexuelle et caractéristiques génétiques

Il est interdit de poser des questions en lien avec le sexe, l’identité de genre, l’orientation sexuelle ou les caractéristiques génétiques d’une personne. Exemples de questions interdites :

• « Pensez-vous qu’en tant qu’homme/femme, vous serez capable de gérer ce poste ? »
• « Quel est votre orientation sexuelle ? »
• « Êtes-vous en transition de genre ? » ou « Êtes-vous un homme ou une femme ? »[2].

3. état de santé et caractéristiques génétiques

Un recruteur ne peut interroger un candidat sur son état de santé ou son handicap, sauf pour envisager des aménagements éventuels du poste. Exemples de questions interdites :

• « Êtes-vous souvent malade ? » ou « Combien de fois avez-vous été en arrêt maladie l’année dernière ? »
• « Souffrez-vous d’un handicap ? » (sauf en cas de nécessité d’aménagement spécifique)[2].

4. caractéristiques physiques

Il est interdit de discriminer sur la base de l’apparence physique. Par conséquent, il est inapproprié de chercher à obtenir des informations sur le poids ou la taille d’un candidat. Cependant, les différences de traitement peuvent être autorisées lorsqu’elles répondent à une exigence professionnelle essentielle et déterminante[3].

Iii. annonce de recrutement : comment bien la rédiger

Une annonce de recrutement doit être rédigée de manière claire et inclusive pour attirer les candidats les plus compétents. Voici les sections indispensables d’une offre d’emploi impactante :

1. le titre

Le titre de l’annonce doit être attractif et précis, indiquant clairement le poste à pourvoir et les compétences requises.

2. la présentation de l’entreprise

La présentation de l’entreprise doit être concise et informative, permettant aux candidats de comprendre la culture et les valeurs de l’entreprise.

3. le descriptif du poste

Le descriptif du poste doit détailler les responsabilités, les attentes et les objectifs du poste, ainsi que les compétences et qualifications nécessaires.

4. le profil recherché

Dans cette partie, il faut faire apparaître l’ensemble des compétences que le candidat potentiel doit avoir pour pouvoir postuler à ce poste. Cela inclut :

• Le niveau d’études requis
• Le nombre d’années d’expérience que le candidat doit avoir et sur quel poste
• Les compétences linguistiques
• Les compétences informatiques
• Le savoir-être (ou qualités personnelles du candidat potentiel)[4].

5. les modalités du poste à pourvoir

Il est important d’indiquer les modalités du poste que vous avez à pourvoir, notamment :

• Le type de contrat (CDI / CDD / intérim / Contrat d’apprentissage …) et sa durée s’il ne s’agit pas d’un CDI
• La rémunération : si vous avez des avantages intéressants, n’hésitez pas à les valoriser (13ème mois, primes ou commissions, tickets restaurants, véhicule de fonction, etc.)[4].

En résumé, un processus de recrutement conforme nécessite une attention particulière aux formalités administratives, aux questions interdites pendant l’entretien d’embauche et à la rédaction d’une annonce de recrutement claire et inclusive. En suivant ces étapes, les entreprises peuvent garantir un recrutement équitable et respectueux des droits des candidats.