Les enjeux de la dématérialisation pour les entreprises modernes

La gestion électronique des documents prend une importance primordiale pour les entreprises. Malgré cela, nombreuses sont celles qui tardent à s’équiper d’un système dédié.

Qu’est-ce que la dématérialisation ?

Pilier essentiel de la transformation digitale des entreprises, la digitalisation implique le remplacement des supports d’informations physiques par des fichiers numériques, facilitant ainsi une gestion complètement électronique.

La dématérialisation comme levier de performance

La simplification administrative et organisationnelle

La dématérialisation permet de se libérer des contraintes administratives, facilite l’accès rapide aux données essentielles et améliore l’efficacité interne. Elle touche plusieurs aspects de l’organisation, influençant les volets technique et financier.

Principaux éléments de la dématérialisation :

• Transformation numérique des documents, incluant la numérisation de papiers comme les contrats, les factures et les bulletins de salaire.
• Accélération des échanges grâce à Internet.
• Gestion électronique des documents par les différents services de l’entreprise, garantissant ainsi une fiabilité accrue et une productivité augmentée.

Ce processus engendre une réorganisation du flux documentaire, impliquant des changements profonds dans les méthodes de travail et dans l’accomplissement quotidien des tâches.

Comment réussir la dématérialisation dans votre entreprise

Pour concrétiser la dématérialisation au sein de l’entreprise, diverses solutions s’offrent à vous. Celles-ci permettront l’automatisation du processus de conversion des documents. En termes simples, vous pourrez envoyer des factures électroniques aux clients et fournisseurs, gérer informatiquement les absences et congés, ou encore diffuser des bulletins de salaire dématérialisés.

L’adoption d’une gestion électronique des documents (GED) simplifie l’intégration, l’organisation, la gestion et la récupération des documents numériques. Elle favorise une transition fluide vers la dématérialisation. En effet, les documents deviennent consultables par tous les collaborateurs, même simultanément, et à tout moment. Toutes les informations d’un même dossier sont regroupées en un lieu unique; les documents papier ne se perdent plus; la gestion du courrier s’allège; et la mise à jour des documents s’applique à tous. De plus, l’accès et le stockage des fichiers est sécurisé, réduisant considérablement les coûts liés à la diffusion et à la recherche.

L’importance de la facturation électronique

Dématérialiser les factures est devenu incontournable pour les entreprises. Lorsqu’il s’agit de marchés publics, la facturation électronique est désormais une obligation pour les grands groupes, les entreprises de taille intermédiaire ainsi que les PME. À compter du 1er janvier 2020, cette obligation s’étendra également aux très petites entreprises comptant moins de 10 salariés.

Le cadre légal de la numérisation des factures

La facturation électronique ne se limite pas à une simple commodité; elle est étroitement liée aux dispositions légales qui encadrent les transactions commerciales. Cette transition s’inscrit dans une démarche visant à améliorer la transparence et l’efficacité des processus administratifs. Les entreprises doivent ainsi s’assurer de se conformer à ces nouvelles attentes réglementaires pour garantir la fluidité de leurs activités.

L’impact de la digitalisation sur les entreprises

La digitalisation des factures s’avère très bénéfique pour les entreprises. Elle permet de réduire significativement le coût moyen de traitement et accélère les délais tout en respectant les dispositions légales, assurant ainsi la valeur probante des documents dématérialisés. Cette tendance numérique s’étend également à d’autres secteurs comme les échanges bancaires, les documents fiscaux, ainsi que les processus et documents des ressources humaines.

Mise en conformité avec les règles juridiques

Il est aujourd’hui envisageable de dématérialiser tous types de documents. Cependant, respecter les règles juridiques inhérentes à la dématérialisation demeure essentiel. Cela inclut des procédures telles que l’authentification et la protection des documents.

Une facturation électronique économique

Le passage à la facturation électronique offre un potentiel économique considérable pour les entreprises. En optimisant le processus de traitement des factures, de nombreuses entreprises constatent une diminution des erreurs et une amélioration de l’efficacité globale.

La validation des documents numériques

L’authenticité et la certification électronique

L’origine du document et l’identité de son auteur doivent être vérifiées par un certificat électronique. Ce procédé garantit l’authenticité de la source du document.

L’intégrité du contenu

L’intégrité assure que les données sont restées inchangées depuis leur création et leur dépôt dans le système. Cette garantie est effectuée à travers une signature électronique, attestant que les informations n’ont pas été altérées, modifiées ou dénaturées.

L’intelligibilité et lisibilité dans le temps

Pour assurer que les documents restent lisibles au fil du temps, il est important d’utiliser des formats standards tels que TIFF et PDF/A. Cela permet une conservation optimale de l’intelligibilité des informations.

La pérennité et la traçabilité

Pour maintenir la pérennité et la traçabilité du document, il est nécessaire d’utiliser un coffre-fort électronique. Ce dispositif assure la conservation à long terme et la protection des documents numériques.

La valeur probatoire de la dématérialisation

La valeur probatoire des documents dématérialisés repose sur ces quatre piliers : l’authenticité, l’intégrité, l’intelligibilité et la pérennité. Ils offrent des garanties solides quant à la conservation des informations essentielles dans un format numérique sécurisé.

Les atouts de la dématérialisation

Amélioration de la sécurité et de l’efficacité

La dématérialisation offre une traçabilité et un suivi améliorés des documents. Elle réduit considérablement les risques de perte et de consultation non autorisée. En automatisant les processus, elle diminue également le risque d’erreur.

Gains de temps et d’espace

Avec la dématérialisation, l’accès aux documents est plus rapide, ce qui fait gagner un temps précieux. De plus, la diffusion et le partage d’informations sont instantanés, quel que soit le lieu où l’on se trouve. Les informations sont classées et indexées automatiquement, permettant de les retrouver facilement grâce à des mots-clés, et leur stockage est optimisé, libérant de l’espace physique.

Protection du patrimoine documentaire

La dématérialisation sécurise le patrimoine documentaire, en particulier en cas de sinistre comme un incendie ou un dégât des eaux. La signature électronique devient un atout dans la lutte contre la fraude.

Réduction des coûts et impact environnemental

Elle réduit les coûts associés à l’impression, à l’affranchissement et à l’achat de consommables. De plus, adopter ce processus donne une image plus moderne et respectueuse de l’environnement à l’entreprise.

Adaptabilité et évolution

La flexibilité de la dématérialisation permet à l’entreprise d’être plus réactive et efficace en accélérant et en fluidifiant l’accès et le traitement de l’information. Le processus s’accélère chaque jour, avec de nouvelles applications qui facilitent la vie des entreprises. Désormais, il est envisageable de dématérialiser tout type de document, tout en respectant les normes juridiques et en disposant des équipements nécessaires.

Faire appel à un expert

Pour garantir une gestion optimale et sécurisée, il est judicieux de solliciter un prestataire spécialisé en dématérialisation. C’est la solution la plus fiable et la plus efficace afin de profiter pleinement de ces nombreux avantages.